PPID adalah kepanjangan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana PPID berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pelaksana (PPID Pelaksana) adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada satuan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) di lingkungan pemerintah daerah.
Pembentukan PPID di Kalurahan Gilangharjo merupakan amanat dari Pemerintah Kabupaten Bantul di bidang komunikasi dan informatika, khususnya sejak ditetapkannya Peraturan Bupati Bantul Nomor 121 Tahun 2020 tentang Pedoman Standar Layanan Informasi Publik Kalurahan.
PPID Kalurahan Gilangharjo dibentuk untuk pertama kali pada tahun 2021 di bawah tanggung jawab Lurah. Pemerintah Kalurahan Gilangharjo telah menyusun Draf Peraturan tentang PPID sebagai dasar hukum pelaksanaan PPID di Kalurahan Gilangharjo.
Selain itu terdapat Peraturan Kalurahan tentang Informasi yang dikecualikan, hal ini untuk melindungi data warga kalurahan Gilangharjo yang hanya diperbolehkan dilihat oleh beberapa orang tertentu. Sebagai contoh, data letter C hanya boleh diketahui oleh ahli waris.
Gambar di atas menunjukkan struktur organisasi dari PPID. Setiap bagian memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi.
Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat. Dalam rangka mewujudkan keterbukaan tersebut, pemerintah telah menerbitkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan adanya Undang-undang ini, diharapkan partisipasi publik terhadap penyelenggaraan negara akan semakin optimal, yang pada akhirnya dapat mendorong terwujudnya penyelenggaraan negara yang transparan, efektif, efisien, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 memberikan jaminan kepada setiap warga negara untuk memperoleh informasi mengenai kebijakan publik. Masyarakat secara individu dan institusi dapat meminta dan memperoleh informasi yang dibutuhkan dari badan-badan publik. Undang-Undang ini telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik, dimana setiap Badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani pemohon informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana. Terkait dengan itu, PPID Kalurahan Gilangharjo menetapkan Standar Operasional Prosedur Layanan Informasi dalam rangka penyelenggaraan pelayanan publik.
Maklumat Pelayanan Informasi Publik Kalurahan Gilangharjo Kami berupaya memberikan Pelayanan Informasi Publik dengan sungguh-sungguh untuk dapat:
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID Kalurahan Gilangharjo memberikan layanan langsung melalui desk layanan informasi publik di Kantor Kalurahan Gilangharjo Jl Samas Km 2. Selain itu PPID juga memberikan layanan tidak langsung melalui media antara lain menggunakan telepon (0274) 367730; Email: desa.gilangharjo@bantulkab.go.id; Website: gilangharjo.bantulkab.go.id.
Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh Front Office dan Back Office yang baik.
Layanan permohonan informasi pada PPID Kalurahan Gilangharjo dilaksanakan pada hari kerja, mulai Senin sampai dengan Jumat, dengan ketentuan waktu sebagai berikut:
Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan:
PPID Kalurahan Gilangharjo menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya) dan dapat mengakses melalui website yang tersedia.
Petugas pelayanan informasi publik setiap tahun membuat laporan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik disampaikan kepada PPID Kabupaten dan di upload dalam website termasuk Informasi yang Tersedia Setiap Saat. Laporan tersebut memuat gambaran umum mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki, Sumber Daya Manusia yang menangani dan rincian layanan informasi publik.
Setiap Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada Atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kalurahan berdasarkan alasan berikut:
Sebagai Badan Publik, Kalurahan Gilangharjo senantiasa meningkatkan kualitas pelayanan publik, terutama dengan memberikan akses bagi masyarakat dalam memperoleh informasi yang memadai. SOP Pelayanan Informasi Publik PPID Kalurahan Gilangharjo ini wajib dijadikan pedoman bagi semua Tim Pelaksana PPID pada Kalurahan Gilangharjo dalam menyelenggarakan pelayanan informasi, pengelolaan, pendokumentasian, pengaduan dan penyelesaian sengketa informasi.
PPID Kalurahan Gilangharjo Kapanewon Pandak Kabupaten Bantul
Drs. Pardiyono
Lurah Gilangharjo
Informasi ini meliputi Profil, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Kalurahan, Rencana Kerja Pemerintah Desa, Anggaran Pendapatan dan Belanja Kalurahan, Laporan Keuangan Pemerintah Kalurahan meliputi Laporan Realisasi Anggaran dan Laporan Realisasi Kegiatan dan Data Aset. Pada umumnya informasi ini ada dalam website kalurahan.
Informasi ini meliputi informasi bencana alam, Informasi keadaan bencana non alam, Informasi bencana sosial, Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular, Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat; dan/atau, Informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas public. Kami menyampaikan informasi ini dalam media sosial kalurahan.
Informasi ini merupakan berita kegiatan di wilayah kalurahan Gilangharjo yang diliput oleh wartawan kalurahan. Selain itu warga masyarakat bisa berkontribusi membuat berita kegiatan di wilayah masing-masing dengan mengisi link yang sudah kami sediakan.
Biasanya dari instansi Pendidikan atau Lembaga Sosial Masyarakat membutuhkan informasi yang bersifat khusus, sehingga kami membuka layanan informasi tatap muka di Kalurahan. Adapun pemohon dapat datang langsung di kalurahan mengikuti alur yang sudah kami persiapkan.
Dalam hal ini kami merujuk kepada Surat Keputusan Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bantul Nomor 35 Tahun 2021 tentang Daftar Informasi Publik yang Dikecualikan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul.